W modelu hot deskingu pracownik siada przy wolnym biurku albo rezerwuje je wcześniej. Po zakończeniu pracy zabiera swoje rzeczy i zostawia miejsce kolejnej osobie. Hot desk oznacza samo biurko, a hot desking opisuje ten sposób organizacji pracy.
Można też spotkać zapis „hotdesk”, polskie określenie „gorące biurko” oraz termin desk sharing. Nazwy bywają używane zamiennie. Dla zespołu ważniejsze od nazwy będzie jednak to, czy miejsce trzeba rezerwować, gdzie można usiąść i co zrobić ze swoimi rzeczami.
Wspólne biurka często pojawiają się w firmach pracujących hybrydowo. Niekiedy są częścią szerszego pomysłu na biuro, określanego jako activity based working: pracownik wybiera miejsce zależnie od zadania. Rozmowę prowadzi w osobnej strefie, a do pracy wymagającej skupienia szuka spokojniejszego kąta. Taki podział trzeba uwzględnić już przy planowaniu przestrzeni.
Najpierw trzeba wiedzieć, ile osób potrzebuje biurka w tym samym czasie. Jeśli większość zespołu przychodzi we wtorki, wolne miejsca w piątek niewiele zmieniają. Dlatego przy planowaniu liczby stanowisk liczą się również dni wspólnych spotkań oraz zwyczaje poszczególnych zespołów.
Przed zmianą całego biura dobrze jest wypróbować rozwiązanie na mniejszą skalę. Do testu warto zaprosić osoby o różnym wzroście, które korzystają z różnych laptopów i wykonują różne zadania. W takiej próbie łatwo zauważyć, że uchwyt monitora nie schodzi wystarczająco nisko albo stacja dokująca nie współpracuje z częścią komputerów. Krótka rozmowa z pracownikami po kilku dniach pokaże, co jeszcze wymaga poprawy.
Przydaje się też krótki regulamin korzystania z biurek, czyli hot desk policy. Najlepiej, gdy opisuje zwykłe sytuacje, z którymi zespół zetknie się od pierwszego dnia:
Organizację pracy, wyposażenie i relacje w zespole uwzględniają również zalecenia DGUV dotyczące desk sharingu. To przydatny materiał przy przygotowywaniu własnych zasad.
Osoba o wzroście 160 cm i ktoś mierzący 190 cm zwykle potrzebują innych ustawień fotela, blatu i ekranu. Przy własnym biurku raz wybrane ustawienie można zachować na dłużej. Przy wspólnym trzeba do niego wracać po każdej zmianie miejsca.
Dlatego podstawą jest biurko z regulacją wysokości, łatwo regulowany fotel i monitor, którego położenie można swobodnie zmieniać. Potrzebne są także klawiatura, mysz i wygodne podłączenie laptopa. Wszystko powinno znajdować się w zasięgu rąk, bez sięgania za ekran czy pod blat.
Poszczególne elementy najlepiej oceniać razem. Wysokie podłokietniki mogą utrudniać dosunięcie fotela, a szuflada zamontowana zbyt blisko środka blatu zabierać miejsce na nogi. Takie szczegóły najłatwiej wychwycić, siadając przy kompletnie wyposażonym biurku.
Przy częstych zmianach użytkowników dobrze sprawdzają się elektryczne biurka regulowane. Wysokość blatu zmienia się przyciskiem, więc łatwo dopasować ją do siebie, a później przejść z siedzenia do stania. Przed zamówieniem warto przyjrzeć się czterem rzeczom:
Szczególną uwagę zwracamy w Liftor na dolną granicę regulacji. Biurko może nadawać się do pracy stojącej, a jednocześnie być za wysokie dla części zespołu podczas siedzenia. Szerzej opisujemy to w poradniku jak dobrać wysokość biurka do wzrostu.
Dwa modele do rozważenia przy wyposażaniu wspólnego biura to Liftor Rise i Liftor Expert. Różnią się między innymi zakresem regulacji i udźwigiem. To od tych parametrów najlepiej zacząć porównanie.
Liftor Rise ma zakres regulacji 72–120 cm, udźwig do 100 kg i jeden silnik. To prostszy model, który może w zupełności wystarczyć do codziennej pracy z laptopem i monitorem. Przed wyborem warto sprawdzić, czy jego zakres wysokości odpowiada potrzebom wszystkich użytkowników.
Liftor Expert oferuje regulację stelaża w zakresie 61–126 cm (bez blatu), dwa silniki i udźwig do 150 kg. Możliwość niższego opuszczenia blatu ułatwia dopasowanie stanowiska do niższych osób. Model ma również blokadę panelu oraz system antykolizyjny z regulacją czułości.
Oba modele pozwalają zapisać trzy ustawienia wysokości.
Expert ma również AirCheck, który monitoruje jakość powietrza i informuje, kiedy warto przewietrzyć pomieszczenie. To dodatkowe udogodnienie w biurze, w którym przebywa wiele osób. Więcej wyjaśniamy w artykule o jakości powietrza w biurze.
W Liftor radzimy wypróbować wybrany model z najniższą i najwyższą osobą w zespole. Jeśli obie mogą wygodnie siedzieć i stać przy Rise, ten model może wystarczyć. Gdy potrzebny jest niżej opuszczany blat lub większy udźwig, warto rozważyć Experta.
Dobry fotel ergonomiczny powinien pozwalać wygodnie usiąść osobom o różnej budowie ciała. Liczą się regulacja siedziska, oparcia, podłokietników i podparcia lędźwiowego, ale również dostęp do dźwigni. Im łatwiej z nich korzystać, tym mniej zachodu wymaga codzienna zmiana miejsca.
Kiedy fotel do biurka jest właściwie ustawiony, stopy stoją stabilnie na podłodze lub podnóżku, plecy przylegają do oparcia, a barki pozostają rozluźnione. Dopiero wtedy dobiera się wysokość blatu. Poszczególne regulacje pokazujemy w poradniku jak ustawić fotel biurowy. Warto też zajrzeć do artykułu o prawidłowej postawie przy komputerze.
Ekran powinien znajdować się przed użytkownikiem, w odległości pozwalającej czytać bez pochylania się. Punktem wyjścia jest górna krawędź monitora na wysokości oczu. Znaczenie ma też światło: odbicia okna na ekranie potrafią utrudniać pracę nawet przy dobrze ustawionych meblach. Te kwestie opisuje Państwowa Inspekcja Sanitarna w zaleceniach dotyczących stanowisk komputerowych.
Przy częstych zmianach użytkowników przydaje się regulowany uchwyt na monitor. Pozwala przybliżyć ekran, opuścić go lub zmienić kąt nachylenia. Przed zakupem sprawdź, czy uchwyt pasuje do otworów montażowych z tyłu monitora (standard VESA) i jest odpowiedni do jego wagi. Zacisk mocujący uchwyt do biurka powinien pasować do grubości i kształtu krawędzi blatu. Przy dwóch ekranach ten używany częściej najlepiej ustawić na wprost siebie. Jeśli z obu korzystasz w równym stopniu, ustaw je symetrycznie przed sobą.
Prostszym sposobem na podniesienie ekranu jest podstawka pod monitor. Przy wspólnym biurku trzeba tylko upewnić się, że nie podniesie go zbyt wysoko dla niższych osób. Do pracy na laptopie potrzebny będzie z kolei monitor zewnętrzny lub podstawka pod laptop oraz osobna klawiatura i mysz. Tak można niezależnie ustawić ekran i ręce.
Dwa monitory, laptop, klawiatura i dokumenty zajmują więcej miejsca, niż sugeruje zdjęcie pustego biurka. Przed wyborem wymiarów dobrze rozłożyć na blacie sprzęt używany przez zespół. Wtedy widać, czy zostaje miejsce na przedramiona i czy ekran można odsunąć na wygodną odległość.
W naszej pracowni stolarskiej wykonujemy blaty do biurek na wymiar. Przydają się tam, gdzie standardowe wymiary utrudniają wykorzystanie pomieszczenia lub zachowanie wygodnych przejść. Do wyboru są płyta wiórowa, bambus i lite drewno. Przy intensywnie używanych stanowiskach poza wyglądem znaczenie mają także wykończenie powierzchni i sposób jej pielęgnacji.
Dotychczasowe blaty też można wykorzystać, dobierając do nich stelaż do biurka z regulacją wysokości. Warunkiem jest zgodność wymiarów, masy i sposobu mocowania. Pod spodem musi jeszcze zostać miejsce na panel sterowania i wybrane akcesoria.
Przewód do podłączenia laptopa i gniazdo zasilania powinny być w zasięgu ręki osoby siedzącej przy biurku. Jeśli firma korzysta ze stacji dokujących, warto wypróbować je z używanymi modelami komputerów. Samo złącze USB-C nie gwarantuje przesyłania obrazu ani ładowania z odpowiednią mocą.
Kabel, który wystarcza przy opuszczonym biurku, po podniesieniu blatu może się naprężać. Dlatego przewody potrzebują zapasu na cały ruch biurka. Organizery na kable pomagają je uporządkować. Po montażu wystarczy powoli podnieść i opuścić blat, obserwując, czy żaden przewód nie zaczepia o fotel, szufladę lub sąsiedni stół.
Przy komputerze stacjonarnym przydatny będzie uchwyt lub podstawka pod komputer. Przy wyborze trzeba uwzględnić wymiary i masę obudowy. Uchwyt przymocowany do biurka pozwala przemieszczać komputer razem z blatem, co ułatwia prowadzenie przewodów.
Miejsce na szufladę, parawan akustyczny czy ramię monitora najlepiej przewidzieć od razu. Później może się okazać, że dwa mocowania ze sobą kolidują albo brakuje dostępu do gniazd. W Liftor można dobrać akcesoria do biurek razem z pozostałym wyposażeniem stanowiska.
Po zmianie miejsca przydaje się krótka rutyna. Zaczynamy od fotela, bo to od pozycji siedzącej zależy wygodna wysokość blatu. Dalej wystarczy przejść przez kolejne elementy:
Dla firmy korzyść jest dość prosta: biurka mogą służyć osobom, które akurat są w biurze. Łatwiej też usiąść obok współpracowników zajmujących się tym samym projektem. Przy pracy hybrydowej pozwala to lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń. To, czy przełoży się na oszczędności, zależy od obecności zespołu i kosztu przygotowania stanowisk.
Z perspektywy pracownika znaczenie mają inne rzeczy. Czy po przyjściu znajdzie wygodne miejsce? Czy sprzęt zadziała? Czy będzie mógł się skupić? Szukanie biurka, przenoszenie rzeczy i ponowna regulacja mebli mogą z czasem stać się uciążliwe. Dla części osób ważne jest też samo poczucie, że mają w biurze swój stały kąt.
Dlatego po okresie próbnym warto zapytać zespół o codzienne doświadczenia. Jeśli pewne biurka są stale zajęte, a inne omijane, przyczyną może być wygodniejszy fotel, lepsze światło albo spokojniejsza część pomieszczenia. Sama liczba wolnych miejsc tego nie pokaże.
Pracownik, który zna już sposób regulacji fotela i obsługę panelu, łatwiej odnajdzie się przy kolejnym stanowisku z podobnym wyposażeniem. Nie musi od nowa szukać dźwigni ani sprawdzać, który kabel pasuje do laptopa. Przy częstych zmianach miejsca to po prostu wygodne.
W Liftor polecamy więc zachować podobny standard na stanowiskach przeznaczonych do tych samych zadań: zbliżony zakres regulacji, sposób podłączenia sprzętu i układ akcesoriów. Miejsce dla grafika może oczywiście wyglądać inaczej niż biurko do pracy z laptopem. Ważne, żeby różnice wynikały z potrzeb, a nie z przypadkowo dobranych elementów.
Osobista szafka ma tę przewagę nad szufladą pod wspólnym biurkiem, że zawsze wiadomo, gdzie szukać swoich rzeczy. Można zmienić stanowisko, a dokumenty czy słuchawki nadal są w tym samym miejscu. To drobny element wyposażenia, który ułatwia zarówno poranny start, jak i zostawienie pustego blatu po pracy.
Wspólne biurka sprawdzają się przede wszystkim tam, gdzie część zespołu regularnie pracuje poza biurem, a podobne stanowiska mogą służyć różnym osobom. Musi ich jednak wystarczyć również w dni, gdy przychodzi więcej pracowników.
Jeżeli ktoś codziennie pracuje na miejscu, korzysta ze specjalistycznego sprzętu albo potrzebuje indywidualnie dostosowanego stanowiska, stałe biurko może być wygodniejsze. Firma może połączyć oba rozwiązania. Część miejsc pozostaje przypisana, a reszta jest dostępna dla osób przychodzących do biura w wybrane dni.
Przed większym zamówieniem dobrze zobaczyć, jak wszystkie wybrane elementy działają razem. Krótka próba przy gotowym biurku pomaga ocenić wygodę, dostęp do przewodów i miejsce na nogi. Łatwiej wtedy zdecydować, co powtórzyć na kolejnych stanowiskach.
W Liftor dobierzesz biurka z regulacją wysokości, blaty na wymiar, fotele biurowe i akcesoria. Możemy pomóc skompletować zarówno kilka wspólnych stanowisk, jak i wyposażenie większego biura.
Napisz, ile stanowisk planujesz i jak pracuje Twój zespół. Pomożemy dobrać biurka, wymiary blatów, fotele oraz akcesoria. Przy większych zamówieniach przygotujemy indywidualną ofertę B2B z warunkami dopasowanymi do projektu.
To biurko, które nie jest przypisane na stałe do jednej osoby. Korzysta z niego pracownik, który danego dnia potrzebuje miejsca do pracy. Zależnie od zasad firmy można je zająć po przyjściu lub wcześniej zarezerwować.
Hot desk to samo stanowisko, a hot desking to sposób organizacji pracy oparty na wspólnych biurkach. Spotyka się też określenie desk sharing, używane w podobnym znaczeniu.
Od sprawdzenia, ile osób jednocześnie bywa w biurze i czego potrzebują do pracy. Potem warto przygotować kilka stanowisk do testu i zebrać uwagi zespołu. Pomaga to ustalić zarówno wyposażenie, jak i zasady korzystania z miejsc.
Potrzebne są biurko regulowane, wygodne krzesło do biurka, monitor z możliwością zmiany położenia, klawiatura i mysz. Do tego łatwo dostępne zasilanie, podłączenie laptopa i miejsce na rzeczy osobiste. Poszczególne elementy powinny pasować do siebie i do użytkowników.
Przed pracą każdy powinien dopasować do siebie fotel, blat i ekran. Czytelne regulacje oraz własna notatka z wysokością biurka ułatwiają powrót do wygodnej pozycji. W ciągu dnia potrzebne są też zmiany pozycji i przerwy na ruch.
Nie. Model wygodny dla jednej osoby może mieć zbyt mały zakres regulacji dla całego zespołu. Przy częstych zmianach użytkowników przydaje się biurko elektryczne, ale najpierw trzeba sprawdzić jego najniższe i najwyższe ustawienie, stabilność oraz udźwig.
Najwygodniej w osobistej szafce lub schowku. Własne akcesoria można też przechowywać w pojemniku, który łatwo zabrać do wybranego biurka. Dzięki temu po pracy blat pozostaje wolny dla kolejnej osoby.
liftor-hot-desk-pl-final.html HTML
